Современная СЭД как инструмент автоматизации бизнес-процессов компании

Согласно определению Wikipedia, бизнес-процесс - это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание продукта или услуги для потребителей. В расширенном понимании бизнес-процесс - это вся деятельность организации.

На практике этот единый бизнес-процесс разбивается на более мелкие, которые реализуют конкретные, частные цели. Выделяют определенные группы бизнес-процессов:

• управляющие (планирование, контроль),
• операционные (снабжение, производство, логистика, сбыт),
• обслуживающие (персонал, ИТ, поддержка).

Их автоматизация является главной целью внедрения корпоративной информационной системы. И для каждого бизнес-процесса оптимально подходит своя: например, для склада и процесса выпуска изделий - ERP, для продаж - CRM, для выполнения задач в рамках распорядительных документов - СЭД и т.д. Но на рынке имеется и отдельный класс продуктов, относящихся к группе BPMS (Business Process Management Systems).

Что автоматизируют системы класса BPM?

В первую очередь, они автоматизируют процессы, которые отличаются:

• высокой степенью формализации и повторяемости - есть модель процесса, очерчен круг информации и пользователей, которые в нем задействованы;

• большой вариативностью - их структура и данные могут меняться в зависимости от внешних обстоятельств или требований;

• простыми алгоритмами - основная логика связана с маршрутизацией информации между участниками процесса, обеспечением нужной последовательности и своевременности выполнения этапов;

• высокой специфичностью процесса для организации - на рынке отсутствуют готовые средства и приложения для их автоматизации.

Например, процесс стратегического планирования компании или подбор и прием персонала, процедуры системы менеджмента качества, согласование договоров и финансовых документов, и другие процессы, требующие взаимодействия различных приложений в корпоративной информационной системе.

ВРМS - это очень формализованный класс программного обеспечения, который включает в себя:

• средства визуального моделирования процессов - автоматические этапы, реализуемые системой, и ручные, на которых пользователи взаимодействуют с информацией;

• сервисы, по логической модели выполняющие автоматические этапы и маршрутизацию задач пользователям;

• рабочее место пользователя с возможностью выполнять ручные этапы и с доступом к информации, необходимой для их выполнения;

• средства мониторинга и аудита работы системы.

Помимо этих обязательных функций, поставщики BPMS предлагают различные дополнительные модули, среди которых:

• средства обработки электронных форм, с помощью которых обрабатывается информация на этапах процессов;

• компоненты интеграции, обеспечивающие возможность включения в процессы обмена информацией с внешними приложениями;

• компоненты интеграции с системой аналитической отчетности и средствами BI;

• средства имитационного моделирования бизнес-процессов и пр.

Главное достоинство BPM-систем - возможность быстро и недорого менять логику обработки бизнес-процесса, структуру данных и их маршрутизации - так называемая Workflow-автоматизация. Это позволяет использовать BPMS в качестве ядра автоматизированной поддержки процессного управления и реализации принципов Continuous Process Improvement (CPI).

Инструменты описания процессов и получения их показателей эффективности (KPI), накопления по этим метрикам статистики - вторая ключевая функция BPM-систем. Часть показателей формируется автоматически, при реализации процессов, а часть вручную - исполнителями этапов бизнес-процессов (если эти этапы не автоматизированы). Кроме того, метрики можно получать из внешних систем, с помощью интеграции.

Эта функциональность делает BPM-систему незаменимым инструментом для автоматизации процессов компании, достигшей:

• во-первых, административной зрелости, а значит и осознания необходимости процессного управления;

• во-вторых, высокой степени корпоративной автоматизации, что подразумевает необходимость выхода за границы ERP-контура и задач традиционного документооборота.

Внедрение BPM-системы - что препятствует?

В России знания о процессном подходе к управлению широко распространены, системы менеджмента качества массово внедряются, бизнес-процессы описываются, но в корпоративной автоматизации реальное применение инструментов BPM встречается редко. Российский рынок BPM-систем составляет примерно 0,2% от объема мирового рынка, составляющего в 2014 году более 2,5 млрд USD и демонстрирующего рост около 10% в год.

В первую очередь, это связано с тем, что большинство российских компаний находятся на стадии первичной автоматизации ключевых процессов на базе ERP-систем и создания базовой инфраструктуры. Да и степень административной зрелости в них ещё не доросла до необходимости внедрения процессных методов управления. Второе препятствие - BPM-системы в основном заточены на крупные компании с уже устоявшимися процессами управления, где уделяют много внимания моделированию бизнеса и анализу KPI, а не workflow-автоматизации. Они включают в себя усложненные процессы моделирования, практически не востребованные российскими компаниями. Ориентирование на крупных мировых лидеров диктует и более высокие цены, нежели те, которые в состоянии себе позволить российский бизнес.

Еще одна проблема - нет поддержки задач ситуативного управления. Например, моделирования простых процессов "на лету", создания персональных шаблонов бизнес-процессов, интеграции групповой работы и неструктурированных процессов в функции BPMS. Очевидно, что для таких задач нужен единый интегрированный инструмент. Эти потребности может закрыть новый класс ПО - Adaptive Case Management System.

Альтернатива зарубежным BPM-системам

Альтернатива дорогостоящим западным BPMS-платформам есть. В качестве замены может быть использована система управления документами и бизнес-процессами российского производства, которая реализует полный цикл автоматизации различных бизнес-процессов и включает в себя инструменты процессного управления. Компания Docsvision развивает одноименную систему документооборота, в рамках которой уже более 10 лет развивается собственная BPM-подсистема.

К маю 2015 года реализовано более 500 промышленных внедрений системы, в которых Docsvision решает самые разнообразные задачи класса BPM. Нами наработаны как принципы реализации классических задач BPMS, так и специфические know-how, обеспечивающие возможности успешной конкуренции с ведущими западными поставщиками. BPM-компоненты Docsvision

Docsvision BPM включает компоненты, которые закрывают обязательный минимальный набор функций BPM-систем, включающий:

• инструменты визуального описания и модификации процессов (workflow дизайнер),
• сервис исполнения процессов,
• универсальное рабочее место исполнителя ручных этапов бизнес-процессов,
• средства журналирования хода исполнения процессов,
• средства администрирования процессов (контроль за статистическими параметрами процессов, остановку, запуск, удаление и пр.),
• API для программного расширения функций процессов,
• API для интеграции процессов с другими приложениями.

Кроме того, система поддерживает набор дополнительных модулей:

• средства мониторинга процессов (визуального представления хода экземпляра процесса),
• собственные средства моделирования бизнес-объектов (форм дизайнеры) с помощью которых пользователь взаимодействует с информацией на этапах процесса,
• сервис мониторинга событий (Rule Management) - инструмент, который позволяет определять события как в рамках приложений BPMS систем, так и других приложений, реализованных на базе Docsvision,
• механизмы определения и накопления метрик процессов и соответствующие средства представления отчетов о состоянии бизнес-процессов и пр.,
• набор шлюзов (к 1С, E-mail, SharePoint), для взаимодействия с соответствующими системами без программирования,
• конструктор отчетов, позволяющий настраивать систему аналитических отчетов о ходе бизнес-процессов.

Основным преимуществом платформы Docsvision является то, что в рамках единой системы реализованы как функции BPMS-платформы, так и функции ECM-системы для управления контентом и функции СЭД для автоматизации традиционных задач классического документооборота. Это позволяет бесшовно реализовывать комплексные проекты на базе единой платформы.

Наши know-how

Docsvision BPMS используется для автоматизации самых разнообразных задач и процессов в различных отраслях, за время развития системы мы сформулировали целый ряд уникальных функций, которые позволяют успешно конкурировать с классическими BPMS-платформами, а именно:

• наличие дизайнера бизнес-объектов: возможность моделировать объекты со сложной логикой и жизненным циклом обработки,
• поддержка средств работы с неструктурированной информацией, нехарактерной для классических BPMS,
• интеграция со средствами online коммуникаций,
• инструментарий работы с заданиями: средства делегирования и декомпозиции, обеспечение механизмов автоматической маршрутизации и замещения, настройка интерфейса заданий на конкретный бизнес-сценарий, богатый инструментарий настройки вариантов завершения и прочие (данная функциональность характерна именно для процессов документооборота с российской спецификой),
• возможность менять уже запущенные экземпляры бизнес-процессов,
• уникальная технология шлюзов для интеграции без программирования: события, обмен данных, инициализация прикладных методов внешней системы, маршрутизация внешних объектов в заданиях системы,
• возможность работы в распределенной многосерверной инфраструктуре, поддержка средств кластеризации сервиса workflow, уникальные наработки по оптимизации загрузки сервера при обслуживании большого количества процессов (десятки тысяч), модуль межфилиального обмена позволяет настраивать бизнес-процессы в многосерверных архитектурах,
• уникальный механизм ролевой модели, который позволяет определить доступность объекта и операции по его обработке, а также предоставить оптимальный интерфейс обработки объекта на этапах бизнес-процесса в зависимости от самых разнообразных условий - состояния процесса, данных обрабатываемого объекта, внешних данных и пр.
• клиент для электронной почты, который может реализовывать большинство функций по обработке заданий без инсталляции дополнительных компонент и т.д.

В мае 2015 года в состав платформы Docsvision включен новый модуль Actionspace, ориентированный на реализацию задач ситуативного управления - case management, микро-проектов и микро-процессов, автоматизацию задач повышения продуктивности и групповой работы над совместными целями. В рамках реализации данного проекта у нас сформировалось уникальное видение объединения в рамках единой системы и единого рабочего места (агрегатора задач) средств обработки функций классических задач BPMS и СЭД/ECM, а также задач подсистемы ситуативного управления, инструментария повышения персональной и групповой продуктивности.

На базе платформы Docsvision был реализован значительный пул проектов по тематике BPM (включая значительные, например, автоматизация процессов операционного отдела банка "ВТБ24"), который продемонстрировал применимость данной платформы для решения задач управления процессами в российских условиях, удачно конкурирующей с западными платформами, представленными на рынке России.