Сохранение файла в формате PDF

Чтобы сохранить форматирование в файле при его передаче другим пользователям и промышленной печати, сохраните его в формате PDF непосредственно в приложении Office, не прибегая к другим программам или надстройкам. Формат PDF используется в следующих случаях:

• файл должен выглядеть одинаково на большинстве компьютеров;
• файл должен иметь небольшой размер;
• требуется совместимость с отраслевым стандартом.

В качестве примеров можно привести резюме, юридические документы, бюллетени, файлы, предназначенные только для чтения и печати, а также файлы, предназначенные для промышленной печати.

Тех же результатов можно добиться, сохранив файл в формате XPS.

 Важно.   После сохранения документа в формате PDF его невозможно преобразовать обратно в формат Microsoft Office без специализированного программного обеспечения или надстроек сторонних разработчиков.

• Access
• Excel
• OneNote
• PowerPoint
• Project
• Publisher
• Visio
• Word

Access (таблицы и отчеты)

1. Откройте таблицу или отчет, которые требуется опубликовать в формате PDF.
2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку PDF или XPS.

3. В поле Имя файла введите или выберите имя документа.
4. В списке "Тип файла" выберите пункт PDF.
• Если требуется высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).
• Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).
5. Нажмите кнопку Параметры, чтобы задать печать страницы, указать, нужно ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК.
6. Выберите команду Опубликовать.

Excel

Эти сведения также относятся к Microsoft Excel Starter 2010.

 Примечание.    Вы не можете сохранять листы Power View как PDF-файлы.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Выберите пункт Сохранить как.
   Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Excel 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
3. В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
4. В списке Тип файла выберите пункт PDF.
• Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
• Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).
• Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в сети).
5. Нажмите кнопку Параметры, чтобы задать печать страницы, указать, должна ли печататься разметка, и выбрать параметры вывода. По завершении нажмите кнопку ОК.
6. Нажмите кнопку Сохранить.

OneNote

OneNote 2013

1. Откройте вкладку Файл.
2. Нажмите кнопку Экспорт.
3. В разделе Экспорт текущего элемента выберите часть записной книжки, которую необходимо сохранить в формате PDF.
4. В разделе Выбор формата выберите пункт PDF (*.pdf) и нажмите кнопку Экспорт.
5. В диалоговом окне Сохранить как в поле Имя файла введите название записной книжки.
6. Нажмите кнопку Сохранить.

OneNote 2010

1. Откройте вкладку Файл.
2. Выберите команду Сохранить как и выберите параметр, соответствующий части записной книжки, которую необходимо сохранить в формате PDF.
3. В разделе Сохранить раздел как выберите пункт PDF и нажмите кнопку Сохранить как.
4. В поле Имя файла введите имя для записной книжки.
5. Нажмите кнопку Сохранить.

PowerPoint

1. Откройте вкладку Файл.
2. Выберите пункт Сохранить как.
   Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в PowerPoint 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
3. В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
4. В списке Тип файла выберите пункт PDF.
• Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
• Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).
• Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).
5. Нажмите кнопку Параметры, чтобы задать печать страницы, указать, должна ли печататься разметка, и выбрать параметры вывода. По завершении нажмите кнопку ОК.
6. Нажмите кнопку Сохранить.

Project

1. Откройте вкладку Файл.
2. Выберите пункт Сохранить как.
   Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Project 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
3. В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
4. В списке Тип файла выберите пункт PDF и нажмите кнопку Сохранить.
5. В диалоговом окне Параметры экспорта документа укажите в пункте Диапазон публикации, следует ли Включить непечатаемые данные или использовать Совместимость с ISO 19500-1 (только для PDF).

Publisher

1. Откройте вкладку Файл.
2. Выберите пункт Сохранить как.
   Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Publisher 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
3. В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
4. В списке Тип файла выберите пункт PDF.
5. Если необходимо изменить способ оптимизации документа, выберите команду Изменить.
• Чтобы изменить разрешение изображения и непечатаемые сведения, щелкните пункт Дополнительно.
• Чтобы изменить параметры печати документа, выберите Параметры печати.
• По завершении нажмите кнопку ОК.
6. Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
7. Нажмите кнопку Сохранить.

Visio

1. Откройте вкладку Файл.
2. Выберите пункт Сохранить как.
   Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Visio 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
3. В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
4. В списке Тип файла выберите пункт PDF.
• Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
• Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).
• Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в сети).
5. Нажмите кнопку "Параметры", чтобы задать печать страницы, указать, нужно ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК.
6. Нажмите кнопку Сохранить.

Word

Эти сведения также относятся к Microsoft Word Starter 2010.

Ознакомьтесь с процедурой преобразования документа в формат PDF для приложения Word 2013.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Выберите пункт Сохранить как.
   Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Word 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
3. В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
4. В списке Тип файла выберите пункт PDF.
• Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
• Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).
• Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).
5. Нажмите кнопку Параметры, чтобы задать печать страницы, указать, должна ли печататься разметка, и выбрать параметры вывода. По завершении нажмите кнопку ОК.
6. Нажмите кнопку Сохранить.

Внесение изменений в PDF-файл

Поскольку формат PDF предназначен помимо прочего для защиты форматирования файла от изменений, PDF-файл нелегко преобразовать в другой формат, не имея исходного файла.

Чтобы внести изменения в PDF-файл, выполните одно из указанных ниже действий.

• Откройте и измените исходный файл Office в соответствующем приложении Office, а затем заново сохраните его в формате PDF.
• Воспользуйтесь программой стороннего разработчика для формата PDF, например Adobe Acrobat.

 Примечание.   Продукты сторонних разработчиков, рассмотренные в этой статье, выпущены производителями, независимыми от корпорации Майкрософт. Корпорация Майкрософт не гарантирует надлежащую работоспособность и надежность этих продуктов.

Сведения о формате PDF

• Portable Document Format (PDF).     Формат PDF сохраняет форматирование документов и позволяет обмениваться файлами с другими пользователями. При просмотре PDF-файла в Интернете и выводе его на печать сохраняется его исходное представление. Формат PDF также полезен для документов, предназначенных для промышленной печати. Формат PDF принимается множеством учреждений и организаций, и для него имеется больше средств просмотра на различных платформах, чем для формата XPS.

 Важно.   Для просмотра PDF-файла необходимо иметь на компьютере средство просмотра PDF-файлов, например Acrobat Reader, которое можно загрузить с веб-сайта компании Adobe Systems.

Ссылки по теме

• Купить Microsoft Office Word 2013
• Купить Microsoft Office Visio Professional 2013
• Купить Microsoft Office Outlook 2013
• Купить Microsoft Office 365 Home Premium