Основное требование банков к внедряемым СЭД - их быстрая окупаемость

Валерий Мендус:

Основное требование банков к внедряемым СЭД - их быстрая окупаемость

На вопросы CNews ответил вице-президент, заместитель директора операционного департамента банка ВТБ24 Валерий Мендус.

CNews: Как изменились за последнее время требования заказчиков российского финансового сектора к внедряемым СЭД? Какие возможности систем имеют для них большую значимость?

Валерий Мендус: Еще совсем недавно предприятиям финансового сектора было не до автоматизации документооборота. Это объяснялось тем, что реализуемые СЭД задачи по сути являются второстепенными для банковского сегмента. Основу бизнес-процессов банков реализуют автоматизированные банковские системы (АБС) и другие финансовые учетные системы. Традиционная задача СЭД - автоматизация организационно-распорядительного документооборота - или вовсе не была актуальна (например, для небольших организаций) или решалась традиционным способом (внедрением СЭД в соответствующем подразделении).

Однако в последнее время ситуация изменилась. Перемены обусловлены двумя факторами. С одной стороны, кризис заставляет заботиться о минимизации издержек по всем направлениям деятельности, в то время как документооборот, связанный со специфическими банковскими процессами - хранением личных досье, валютным контролем, кредитной деятельностью - требует достаточно серьезных затрат. С другой стороны, ужесточились требования к организации хранения документов со стороны Центрального Банка. Все это привело к пониманию необходимости автоматизации бизнес-процессов обработки документов "за границами" традиционных банковских систем. В связи с этим стали востребованными такие функции СЭД, как возможность создания защищенных архивов электронных документов, организации контроля движения бумажных документов, реализация гибких специфических процессов обработки документов и их транспортировки, включая аспект работы в распределенной среде.

CNews: Какой новой функциональности ожидает сегодня финансовый рынок от СЭД, по вашему мнению?

Валерий Мендус: Основное требование к внедряемым решениям - их быстрая окупаемость. СЭД должны предоставлять возможность постепенного перехода от минимальной функциональности к полноценным решениям без изменения инфраструктуры, а также возможность автоматизации разнообразной номенклатуры процессов обработки документов без реализации сложных дорогостоящих проектов. Кроме того, системы должны обладать общими механизмами управления и средствами настройки в рамках отдельных, относительно небольших задач автоматизации. Необходима также хорошая интеграция в информационную инфраструктуру банка, в частности - интеграция с имеющимися учетными системами. Важным аспектом для подобного рода системы является аспект масштабирования, ведь потенциально в ней могут храниться миллионы документов и доступ к системе может иметь множество пользователей. Не менее значимой является возможность учета и управления как электронными, так и бумажными документами, средства постепенного вытеснения бумажных документов и перевод данных в электронный вид.

CNews: На каких новых решениях, связанных с автоматизацией документооборота, акцентировал внимание ваш банк в 2009-2010 гг.? Каковы предпосылки проекта по внедрению СЭД на платформе, разработанной компанией DocsVision?

Валерий Мендус: Руководством банка ВТБ24 в 2008 году была поставлена задача организовать собственный архив и разработать технологии, которые позволили бы осуществлять хранение документов на собственных площадях в достаточно больших объемах (плановый объем наполнения - более 20 млн досье физических лиц). Для реализации такой задачи необходимо было определиться с выбором системы, которая обеспечила бы хранение. Очевидно, что конкурировать с компаниями, которые оказывают профессиональные услуги по архивному хранению, банк может только на уровне программного обеспечения. Затраты на персонал и на оборудование хранилища в принципе соизмеримы, соответственно, преимущество в сокращении операционных расходов на хранение документов мы могли получить только за счет экономии на программном обеспечении. Мы оказались перед выбором: либо приобрести специализированное программное обеспечение, либо ПО, позволяющее настроить банковские процессы достаточно быстро и за небольшие деньги.

В результате была выбрана система DocsVision, обладающая свойствами BPM и ECM, которая позволила в течение четырех месяцев настроить процессы архивного хранения и запустить собственную сеть архивохранилищ. Специализированные рабочие места участников бизнес-процессов были настроены в DocsVision с помощью модуля Syntellect UltraViews. На текущий момент в банке система поддерживает 21 архивную площадку.

Мы предпочли смешанную схему хранения: используются и собственные площади, и помещения аутсорсинговых компаний. Учет документов и управление их перемещениями ведутся с использованием технологии штрих-кодирования: каждое досье, каждый элемент хранения и место хранения маркируются определенным штрих-кодом, любое перемещение документа в системе отслеживается; всегда можно выяснить, у кого находится досье, в любой момент его достать и предоставить по запросу.

В настоящий момент в банке реализована единая технология хранения и учета документов банка; организована работа 12 собственных хранилищ в головном офисе и в филиалах; организована работа 9 аутсорсинговых центров хранения; реализована единая технология автоматизированного учета документов длительного хранения; создана электронная картотека (сейчас она насчитывает 9 млн досье при плановом объеме 20 млн. досье); а также реализовано централизованное хранение электронных образов документов по запросам подразделений банка.

CNews: Какие сложности возникли при реализации проекта по внедрению СЭД, разработанной компанией DocsVision? Насколько значимым оказался "кризисный фактор"?

Валерий Мендус: Нам, по сути, пришлось создавать собственную технологию хранения с нуля, да и аналогичного программного обеспечения на базе СЭД ранее никто не разрабатывал. Пожалуй, в этом и заключалась основная сложность. С другой стороны, сразу после запуска технологии в пилотную фазу стали очевидны приоритеты по реализации дополнительных функций и сопутствующих задач (верификация сделок, мониторинг сроков доставки и т.п.), которые удалось довольно быстро реализовать с помощью гибкой платформы.

Если говорить о роли кризисного фактора, то именно он заставил нас при выборе ПО обратить внимание на присутствующие на рынке сравнительно недорогие программные платформы. Они надежны и обладают возможностями быстрой, гибкой и, опять-таки, недорогой настройки под наши задачи и бизнес-процессы.

CNews: Как вы оцениваете текущие результаты внедрения СЭД в банке? Каковы планы автоматизации документооборота ВТБ24 на ближайшую перспективу?

Валерий Мендус: За три месяца удалось настроить необходимые бизнес-процессы и внедрить технологии управления документами на базе DocsVision. Реализация проекта позволила повысить оперативность и удобство при пользовании архивными документами, а также получить существенные финансовые преимущества. В условиях кризиса ключевым для нас фактором стала возможность обеспечения б о льшего объема обработки документов без увеличения численности персонала. В перспективе мы планируем развивать проект по переводу бумажных документов в электронный вид с целью минимизации количества бумажных документов.

Мы создали достаточно неплохую технологию хранения бумажных документов, сделали первые шаги на пути к автоматизации процессов обработки документов в электронном виде и электронного хранения документов. Следующим нашим шагом станет создание электронного архива клиентских досье, то есть досье, которые включают в себя информацию как о самом клиенте, так и о договорных отношениях с ним.

Несмотря на самые совершенные технологии хранения бумажных документов, существуют определенные проблемы с их хранением и обработкой. Это, как правило, затраты на расходные материалы, на организацию бумажного хранения. Все это подталкивает банк к созданию электронного архива и работе с электронными образами документов. Мы планируем, что затраты на создание такого проекта будут соизмеримы с той экономической выгодой, которую мы получим по результатам его внедрения.

В настоящее время банк ВТБ24 активно сотрудничает с Банком России по разработке нормативного документа, регламентирующего порядок работы с электронными документами валютного контроля и их хранения. Ряд банков обратился в Банк России с предложением отказаться от бумажного хранения таких документов (сейчас бумажное хранение является обязательным, но допускается и электронное хранение). Мы предлагаем сделать обязательным электронное хранение, при этом банки будут по собственному усмотрению решать, хранить ли им документы и в бумажном виде.

CNews: Спасибо.