Использование SharePoint для бизнеса. Бизнес-цели, сравнение редакций SharePoint 2010

этой главе предоставляются вводные сведения о платформе Microsoft SharePoint 2010, с помощью которой можно создавать корпоративные сайты.

В этой части руководства рассматриваются следующие темы:

• Потребности бизнеса
• SharePoint 2010
• Сравнение редакций SharePoint 2010
• Примеры внедрения

Потребности бизнеса

У большинства компаний разрозненная инфраструктура:

Компания Microsoft учла требования бизнеса, которые также включали в себя надежность, гибкость, приемлемую стоимость, простоту использования для конечных пользователей и возможности расширения.

SharePoint 2010

Был создан продукт, полностью удовлетворяющий указанным требованиям - SharePoint 2010, который решает следующие задачи:

• Организация электронного документооборота;
• Автоматизация бизнес-процессов;
• Совместная работа;
• Бизнес-аналитика;
• Интеграция.

Организация электронного документооборота

Если в компаниях нет электронного документооборота, то они сталкиваются с рядом проблем - большая часть документов требует согласования, получается путаница при подготовке одного документа несколькими сотрудниками, нарушаются сроки подготовки документов и их сложно контролировать, большая часть документов готовится на основе шаблонов.

SharePoint 2010 обеспечивает:

• Ведение единой базы документации - можно создавать структуру хранения документов любой сложности;
• Лёгкий поиск - проиндексировав библиотеки, можно искать документы по названию, по содержимому, по ключевым словам или по идентификатору;
• Прозрачные схемы согласования документов - любому пользователю доступна информация о процессах, происходящих во время согласования документов;
• Контроль сроков подготовки документов.

Рис.1.1. Внешний вид портала на базе SharePoint для работы с файлами организации

Автоматизация бизнес-процессов

Бизнес-процесс - это совокупность взаимосвязанных задач, направленных на создание услуги. В SharePoint автоматизация бизнес-процессов называется рабочим процессом, или Workflow. Workflow - это процесс, произвольное задание, выполняемое последовательно или параллельно двумя или более участниками рабочей группы с целью достижения общей цели.

Работу каждой компании обеспечивает множество бизнес-процессов, которые, как правило, не автоматизированы, в результате чего они непрозрачны для пользователя и их выполнение нарушается.

В результате анализа бизнес-процессов и их автоматизации компания получает:

• Прозрачность выполнения бизнес-процессов - каждому сотруднику доступна информация о внутренних шагах рабочего процесса;
• Возможность эффективного использования времени сотрудников достигается благодаря четкому видению схемы работы.

Совместная работа

Часто при подготовке документов возникает потребность в совместной работе нескольких сотрудников. При помощи SharePoint 2010 можно организовать одновременную работу нескольких пользователей с одним документом.

Возможность ведения версий документов позволяет просматривать историю внесения изменений и восстанавливать предыдущие версии документов (рисунок 1.2).

Рис. 1.2. Журнал версий файлов на портале SharePoint с возможностью доступа к старым версиям файлов

Кроме этого, можно создавать рабочие области для собраний, причем для каждого собрания создается отдельная рабочая область, где участники могут размещать все связанные материалы, выставлять задачи участникам и отслеживать ход их решения, определить цели и повестку собрания.

Нельзя не заметить удобный механизм разграничения прав доступа, позволяющий достичь максимальной эффективности при совместной работе. Стоить отметить, что можно задавать права доступа не только на сайты, но также и на документы.

Рис. 1.3. Разграничение прав доступа на портале SharePoint при работе с файлами предприятия

Бизнес-аналитика

Поддержка широких возможностей бизнес-аналитики, которые позволяют сотрудникам эффективнее принимать решения за счет использования визуализации данных.

Применяя бизнес-аналитику как свой основной инструмент, конечные пользователи могут публиковать свои многофункциональные отчеты и модели на веб-страницах, создавая динамичные панели мониторинга (рисунок 1.4).

Рис. 1.4. Бизнес-аналитика на портале SharePoint

В качестве источников данных могут использоваться книги Excel, списки SharePoint или базы данных SQL Server.

Интеграция

Интеграция с продуктами Microsoft, такими как Office, почтовым сервером Exchange, коммуникационным сервером Lync Server, сервером баз данных SQL Server позволяет достичь максимальной эффективности работы компании.

Сравнение редакций SharePoint 2010

Есть два выпуска SharePoint - Foundation и Server. В SharePoint Server может быть разрешена функциональность Standard или расширенная Enterprise. Причем функционал определяется лицензиями клиентского доступа, а не серверным продуктом.

SharePoint Foundation - базовый продукт, который поставляется бесплатно. Стоит отметить, что в поставку не входит лицензия на Windows Server.

Среди возможностей можно отметить

• Блоги сотрудников;
• Службы Business Connectivity - возможность подключения к внешним данным;
• Веб части - более 40 преднастроенных веб частей для расширения функциональности;
• Управление правами - управление собственным набором прав для пользователей;
• Возможность резервного копирования и восстановления;
• Пакеты решений - возможность внедрения готовых пакетов решений;
• Поиск по сайту или списку.

В SharePoint Server Standard появляется функционал, позволяющий объединить несколько сайтов подразделений в единый корпоративный портал.

Среди ключевых возможностей можно отметить

• Организатор данных - позволяет настроить автоматическое направление контента в соответствующие библиотеки документов;
• Наборы документов - возможность создать набор документов и работать с ним как с одной записью;
• Федеративный поиск - поиск по множеству источников;
• Мой профиль - возможность создания личных страниц сотрудников;
• Навигация по метаданным - возможность легкого поиска документов с использованием тегов и атрибутов;
• Идентификаторы документов - документ можно найти по идентификатору даже в случае его перемещения.

SharePoint Server Enterprise позволяет построить полноценную бизнес-платформу. Данная редакция обеспечивают полную интеграцию с внешними системами, бизнес-приложениями, веб-службами и Microsoft Office, а также позволяет принимать оптимальные решения благодаря широкой визуализации данных, инструментальным панелям и системам показателей, создавать и поддерживать надежные приложения, разнообразные веб-формы и решения на основе рабочих процессов.

Подробное сравнение редакций можно найти на странице http://sharepoint.microsoft.com/en-us/buy/Pages/Editions-Comparison.aspx.