Business Studio 5.0.

Business Studio: Полный цикл описания и оптимизации бизнес-процессов

КОМПАНИЯ — ЭТО СЛОЖНАЯ СИСТЕМА

С этим не понаслышке знаком каждый руководитель или бизнес-аналитик. На практике уже многие столкнулись с тем, что принятие решений о любом изменении в компании — будь то оптимизация деятельности, создание отдела или внедрение информационной системы — требует анализа взаимосвязей со всеми элементами. А те, кто участвовал в создании нового бизнеса, помнят, что этот проект очень похож на долгий бег с препятствиями. Почему так происходит?

Дело в том, что ни один человек не способен удержать в голове полную структуру компании с детальностью, необходимой для принятия точных взвешенных решений. Компания, как система, слишком сложна для этого. Попытка игнорировать ее сложность и принимать решения на основе только части факторов или интуиции, похож на игру в рулетку: «повезет — не повезет».

В чем же выход? Очевидно, чтобы «увидеть» компанию целиком, необходим ее «чертеж», также, как, например, архитектору необходим чертеж здания. Создание такого «чертежа» компании называется «бизнес-моделированием», а сам чертеж — «бизнес-архитектурой».

Бизнес-моделирование

— это процесс создания бизнес-архитектуры компании.

Бизнес-архитектура

— это модель бизнеса, содержащая следующие элементы и их связи:

1. Цели бизнеса;
2. Бизнес-процессы;
3. Организационную структуру;
4. Информационные системы;
5. Ресурсы и данные.

БИЗНЕС-МОДЕЛИРОВАНИЕ

Бизнес-моделирование преследует только одну цель — создание эффективного бизнеса. При этом бизнес-моделирование решает следующие задачи:

1. Дать детальное представление об устройстве компании всем заинтересованным лицам;
2. Обеспечить создание оптимальной бизнес-архитектуры;
3. Сформировать требования к информационным системам;
4. Обеспечить сотрудников базой знаний, содержащей алгоритмы и методики работы.

Система бизнес-моделирования Business Studio разработана специально для максимально легкого создания бизнес-архитектуры. Помимо этого, она позволяет решать смежные задачи по оптимизации бизнеса и его непрерывному развитию.

Таким образом, Business Studio поддерживает полный цикл создания эффективной системы управления компанией.

Ключевые пользователи

Система предназначена для руководителей, заинтересованных в оптимизации бизнеса, специалистов отделов организационного развития, консультантов в области управления и информационных технологий, специалистов в области качества. База знаний, сформированная на основе Business Studio Portal или HTML-публикации, используется сотрудниками всех подразделений.

Эффекты: Бизнес, Консалтинг, СМК, Внедрение СМК

ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ

Business Studio является инструментом для построения эффективной системы управления компанией. Все элементы бизнес-архитектуры, спроектированной с помощью Business Studio, логически увязаны друг с другом: от стратегических целей до должностных инструкций конкретных исполнителей. Business Studio дает компаниям возможность:

1. Не только формализовать свою стратегию и спустить ее до уровня исполнителей, но и контролировать ее выполнение;
2. Спроектировать свои бизнес-процессы и провести их оптимизацию по времени и стоимости;
3. Распределить полномочия и ответственность между организационными единицами компании, спроектировать организационную структуры и провести расчет необходимого количества специалистов для выполнения бизнес-процессов;
4. Автоматически осуществлять формирование регламентирующих документов, вследствие чего минимизируется время между изменением бизнес-процессов и предоставлением сотрудникам организации актуальных документов. Это особенно важно для организаций, которые провели внедрение СМК (системы менеджмента качества) ИСО 9001 серии 2000 г.;
5. Создать внутренний портал компании на основе BUSINESS STUDIO PORTAL или HTML-публикации, содержащих пакет регламентирующих документов и управленческих отчетов.

Построение системы управления с помощью Business Studio позволит:

• Повысить прозрачность компании
  после применения Business Studio становится известно, в чем состоит и как осуществляется деятельность компании. Место каждого подразделения в организационной структуре обоснованно. Правильность выполнения процессов измеряется с помощью набора показателей KPI, а ответственность за их выполнение персонифицирована;
• Увеличить рыночную стоимость бизнеса
  использование системы бизнес-моделирования положительно влияет на показатели стоимости бизнеса. Так как существует подробная модель бизнеса, то владельцы и внешние стейкхолдеры (инвесторы, акционеры) могут быть уверены в его долгом стабильном существовании и развитии. Это предоставляет компании дополнительные преимущества при осуществлении сделок по слиянию, поглощению, продаже бизнеса, выходе на IPO, привлечении инвестиций;
• Ускорить достижение стратегических целей
  компания имеет четко сформулированную стратегию, с которой ознакомлены сотрудники. Регулярный контроль позволяет на ранней стадии зафиксировать отклонения на пути достижения целей, поэтому корректирующие мероприятия проводятся своевременно;
• Снизить затраты и длительность бизнес-процессов
  за счет наличия формализованных бизнес-процессов и четких инструкций до 100% сокращаются убытки от неправильных действий сотрудников и до 50% увеличивается производительность труда. Применение современных методов оптимизации бизнес-процессов — имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа — позволяет получить бизнес-процессы с требуемыми затратами и временем их выполнения;
• Сохранить знания о правилах выполнения бизнес-процессов при потере ключевых сотрудников
  с помощью Business Studio создается база знаний о правилах выполнения бизнес-процессов, что позволяет в случае ухода ключевого сотрудника быстро передать его функционал новому работнику;
• Минимизировать время обучения новых сотрудников
  больше не требуется многочасовой инструктаж и надзор в первые недели работы — всю необходимую информацию о выполнении своих обязанностей новый сотрудник получает из базы знаний, находящейся на Business Studio PORTAL;
• Разгрузить руководителей от «текучки» и предоставить им возможность заниматься стратегическими задачами
  с появлением формализованных бизнес-процессов руководителю больше не требуется тратить свое время на разрешение стандартных ситуаций — действия сотрудников в этих ситуациях четко регламентированы, поэтому они допускают меньше ошибок, для исправления которых необходимо участие руководителя;
• Снизить трудоемкость работ по проектированию и совершенствованию системы управления в 2-3 раза
  Business Studio — удобный рабочий инструмент проектирования бизнес-архитектуры. Простая среда моделирования, возможность автоматического создания регламентирующих документов и формирования базы знаний компании позволяют значительно экономить ресурсы.

ДЛЯ КОНСУЛЬТАНТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ

Проект по описанию и реинжинирингу деятельности организации, как правило, состоит из следующих этапов: обследование компании, создание модели деятельности, формирование регламентирующих документов, уточнение требований и переформирование документов. Последние из этапов — уточнение требований и переформирование документов — могут выполняться неоднократно, пока не будет достигнут приемлемый результат.

Business Studio позволяет ускорить и повысить качество выполнения каждого этапа:

• Моделирование
  Удобная среда моделирования, позволяющая значительно снизить трудоемкость работ. Поддерживаемые нотации позволяют одинаково удобно описывать процессы верхних и нижних уровней модели. Полученные модели понятны специалистам организации;
• Формирование регламентирующих документов
  Ускорение выполнения работ до 80% за счет автоматического формирования документов. Получение документов, сформированных по стандартизированным шаблонам;
• Уточнение требований
  Business Studio позволяет быстро передать информацию сотрудникам компании в формате HTML-навигатора. Специалисты компании тратят меньше времени на изучение и анализ информации благодаря возможностям HTML-навигатора;
• Переформирование документов
  После внесения полученных замечаний в Business Studio новые варианты отчетов и регламентных документов получаются мгновенно.

При использовании Business Studio консалтинговые компании могут увеличить ценность своего предложения, предлагая заказчику модель в формате Business Studio для дальнейшего самостоятельного обновления. А консалтинговым компаниям, выполняющим большое количество проектов и имеющим значительный штат сотрудников, Business Studio поможет создать базу референтных моделей бизнес-процессов, что позволит существенно ускорить выполнение аналогичных проектов.

ДЛЯ СПЕЦИАЛИСТОВ ПО КАЧЕСТВУ

Разработка и внедрение СМК (системы менеджмента качества) предполагает формирование пакета нормативной документации, соответствующей требованиям стандарта ISO 9001, использование данной документации в повседневной деятельности сотрудников организации, а также ее непрерывную актуализацию.

Применение Business Studio для автоматизации процесса внедрения СМК, а также для поддержки СМК, приводит к значительному сокращению временных и материальных затрат, позволяя:

• Описать цели и политику в области качества организации;
• Выделить и описать бизнес-процессы и процедуры;
• Создать регламентирующие документы, описывающие деятельность должностных лиц и подразделений (должностные инструкции, положения о подразделениях) в рамках СМК;
• Поддерживать всю нормативную документацию СМК в актуальном состоянии за счет внесения необходимых изменений в Business Studio и переформирования необходимых документов;
• Организовать оперативный доступ должностных лиц организации ко всему пакету документации СМК за счет использования HTML-навигатора, минуя длительный поиск в бумажных документах.

ДЛЯ ИТ-СПЕЦИАЛИСТОВ

Специалистам, занимающимся внедрением информационных систем, Business Studio позволяет:

1. Сформировать следующие элементы технического задания на создание и внедрение информационной системы:
   • Описание бизнес-процессов организации;
   • Перечень необходимой функциональности информационной системы;
   • Перечень рабочих мест;
   • Перечень информационных объектов системы, необходимых отчетов;
   • Документооборот.
2. Сформировать руководства пользователей или включить описание работы с информационной системой в должностные инструкции;
3. Поддерживать жизненный цикл ИС, проводя анализ использования функциональности и планируя изменения.

Таким образом, снижается трудоемкость:

• Разработки технического задания и проекта автоматизации;
• Подготовки регламентов работы с информационной системой и инструкций пользователей.

Этап проектирования

Этап внедрения

Этап контроля

Этап анализа

КОНТРОЛЛИНГ ПРОЦЕССОВ: АВТОМАТИЧЕСКОЕ ПОЛУЧЕНИЕ СТАТИСТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ ИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПРЕДПРИЯТИЯ

Модуль «Контроллинг процессов» позволяет подключаться к информационным системам, поддерживающим исполнение бизнес-процессов (BPM, ERP, CRM и другим).

Модуль обеспечивает автоматическое получение статистической информации по двум параметрам:

1. Частота запуска бизнес-процессов;
2. Фактическая длительность бизнес-процессов.

Статистические данные могут быть использованы как для контроля исполнения процессов (например, выявления ненормальных отклонений времени выполнения бизнес-процесса), так и для настройки модуля функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования.

Ключевые преимущества

Ключевые преимущества системы Business Studio, принципиально отличающие ее от других аналогичных программных продуктов:

• Простота, удобство и высокая скорость освоения специалистами;
• Использование самых популярных нотаций моделирования бизнес-процессов, понятных сотрудникам без дополнительной подготовки: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross-Functional Flowchart), BPMN 2.0, EPC;
• Интегрированность: в одном инструменте собраны все востребованные бизнесом методики и технологии: BSC/KPI, моделирование бизнес-процессов, имитационное моделирование, функционально-стоимостной анализ, поддержка СМК;
• Формирование на выходе конкретизированных регламентирующих документов, не требующих дополнительной доработки;
• Business Studio Portal, предоставляющий сотрудникам необходимую для работы информацию и вовлекающий их в процесс улучшения компании;
• Мощный Мастер отчетов, позволяющий формировать отчеты с использованием всех возможностей форматирования Microsoft Word и поддерживающий сложные выборки данных;
• Возможность расширения структуры данных с помощью модуля MetaEdit: создание собственных параметров (в т.ч. списков) и справочников.

Особенности системы Business Studio:

• Использование в качестве графического редактора диаграмм Microsoft Visio, ставшего стандартом в области деловой графики;
• Объектно-ориентированная промышленная платформа, определяющая уникальные возможности системы по построению сложных фильтров и работе с большими объемами данных;
• Возможность построения бесшовной системы управления благодаря тесной интеграции с ЕСМ-системой DIRECTUM. Поддержка стандарта XPDL для экспорта схем процессов в BPM-системы.

ОТЛИЧИЯ ВЕРСИЙ BUSINESS STUDIO