|
Одним из преимуществ использования таких офисных программ, как Microsoft® Outlook®, Microsoft® Word® или Microsoft® Publisher®, является возможность слияния документов, применяемая для автоматизации создания бланков писем. Можно печатать адреса на конвертах, составлять юридические документы, таблицы данных, каталоги, бланки деловых писем. С помощью слияния документов можно выводить на печать большое количество копий документа, которые будут отличаться только отдельными деталями (в каждой копии документа будут стоять разные имя и адрес). Но, допустим, Вам нужно не распечатать множество копий документов, а разослать по электронной почте. То есть, Вам необходимо отправить одинаковые сообщения группе людей, но так, чтобы каждое письмо было адресовано лично, и информация в письме относилась только к конкретному получателю. Вот тут Вы столкнетесь с некоторыми проблемами. В программе Microsoft Publisher возможность выполнять рассылку по электронной почте отсутствует. Microsoft Word и Microsoft Outlook имеют эту возможность, но со значительными ограничениями.
Недостатки рассылки документов из Microsoft Word и Microsoft Outlook при использовании слияния:
- При рассылке документов в виде простого текста, постоянно срабатывает система безопасности программы Microsoft Outlook.
- Отсутствие возможности отправки электронных писем в формате RTF.
- При посылке документа в формате HTML гиперссылки, содержащиеся в документе, в конечном итоге не работают.
- Отсутствует возможность отображать поля данных в теме письма (то есть, письма не могут содержать в теме письма, например, обращение по имени или фамилии).
- Невозможность автоматически прикреплять файлы к отправляемым письмам.
Mail Merge Toolkit является надстройкой к Microsoft Word, Microsoft Publisher и Microsoft Outlook, предоставляя Вам следующие возможности:
- Выполнять рассылку по электронной почте в формате HTML, RTF и GIF прямо из Microsoft Publisher.
- При отправке из Microsoft Publisher в формате GIF можно задавать разные HTML-ссылки для участков изображения (технология image map).
- Выполнять рассылку по электронной почте в форматах HTML, RTF и текстовом из Microsoft Word и Microsoft Outlook без срабатывания системы безопасности и с сохранением работоспособности интернет-ссылок.
- При рассылке из любой программы есть возможность подставлять поля данных в тему письма, отправляя письма не только с персонализированным содержимым, но и темой.
- При рассылке из любой программы можно приложить к отправляемым письмам один или несколько файлов.
Для быстрого и простого создания рассылки, просто создайте документ, запустите Мастер Слияния из меню программы (в Microsoft Word команда меню Сервис \ Письма и рассылки \ Мастер слияния). Следуйте инструкциям Мастера, и на последнем шаге (Завершение слияния) выберите в области задач слияния пункт "Mail Merge Toolkit".
Диалоговое окно Mail Merge Toolkit во многом похоже на стандартное окно Microsoft Office "Составные письма". В этом окне, также как и в стандартном, Вы выбираете поле данных, содержащее адреса получателей, задаете тему отправляемых писем (причем в Mail Merge Toolkit вы можете использовать подстановку поля данных так же, как и в тексте документа), определяете формат письма и выбираете, если необходимо, файлы, которые будут прикреплены к каждому письму.
Слияние при помощи Mail Merge Toolkit практически не отличается от стандартного, но дает Вам больше возможностей и работает более надежно. Оно не вызывает ложных срабатываний системы безопасности, существует возможность прервать рассылку, информационное окно Mail Merge Toolkit в процессе рассылки показывает Вам, сколько писем уже отправлено и сколько осталось отправить.
Mail Merge Toolkit поможет Вам распространять новости, информацию об обновлении продуктов, предоставит широкие возможности для организации маркетинговых кампаний в сфере электронной почты, автоматизирует выписку и отправку счетов. Вы cможете создавать профессионально оформленные письма в формате HTML используя Microsoft Word или Microsoft Publisher и отправлять их непосредственно из этих программ.
Программа проста в использовании и очень эффективна.
|
